Năm 2007, trong một chuyến học tập tại Castolin Nhật Bản, tôi lần đầu tiên nhìn thấy một thứ mà đến tận bây giờ tôi vẫn nhớ.
Đó là một tập tài liệu họ gọi là “Failures Book”.
Không phải một cuốn sách về những thành công.
Mà là nơi lưu lại những lần thất bại.
Những sản phẩm đã làm không đạt yêu cầu.
Những phương án kỹ thuật không hiệu quả.
Những sai hỏng đã từng xảy ra.
Những nguyên nhân được xác định.
Những cách xử lý đã thực hiện.
Và quan trọng nhất: những gì họ đã học được từ những thất bại đó.
Tôi đã bị ấn tượng bởi điều rất đơn giản ấy.
Bởi tôi nhận ra rằng:
Một doanh nghiệp trưởng thành không phải là doanh nghiệp không mắc sai lầm, mà là doanh nghiệp không để những sai lầm đã xảy ra biến mất cùng với người đã trải qua nó.
Từ năm 2007, tôi đã nghĩ: Giá như doanh nghiệp Việt Nam cũng có một “Failures Book”
Khi trở về Việt Nam, tôi bắt đầu nghĩ về một điều:
Nếu một doanh nghiệp sản xuất có thể lưu lại toàn bộ lịch sử sai hỏng, thất bại và cách giải quyết, rồi biến chúng thành tri thức để người khác có thể học tập, thì sau 5 năm, 10 năm, 20 năm doanh nghiệp đó sẽ có trong tay một tài sản vô cùng lớn.
Không phải là nhà xưởng.
Không phải là máy móc.
Không phải là một danh sách khách hàng.
Mà là:
Kinh nghiệm được tích lũy thành tri thức của tổ chức.
Một kỹ sư mới vào công ty không cần phải bắt đầu từ con số 0.
Một người quản lý mới nhận vị trí không cần phải tự mình đi qua tất cả những sai lầm mà người tiền nhiệm đã từng đi qua.
Một vấn đề xảy ra hôm nay có thể được đối chiếu với những vấn đề tương tự đã xảy ra 3 năm, 5 năm hay 10 năm trước.
Và một thất bại của người này có thể trở thành bài học thành công của người khác.
Nhưng ở thời điểm đó, tôi chưa có công cụ để làm điều đó một cách thực sự.
Vấn đề lớn nhất của doanh nghiệp sản xuất không phải là thiếu kinh nghiệm
Tôi cho rằng đây là một trong những vấn đề lớn nhất của các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ ở Việt Nam.
Chúng ta không thiếu kinh nghiệm.
Ngược lại, rất nhiều doanh nghiệp có những con người đã làm nghề 10 năm, 20 năm, thậm chí 30 năm.
Họ biết:
- loại vật liệu nào phù hợp;
- khách hàng nào cần lưu ý;
- nhà cung cấp nào đáng tin;
- công đoạn nào thường phát sinh lỗi;
- máy nào hay gặp sự cố;
- cách xử lý một tình huống đặc biệt;
- một sản phẩm nên làm thế nào;
- một báo giá nên tính ra sao;
- một khách hàng khó nên tiếp cận như thế nào.
Nhưng có một vấn đề:
Phần lớn tri thức ấy đang nằm trong đầu con người.
Và khi con người rời khỏi doanh nghiệp, một phần tri thức cũng rời đi.
Đó là một dạng “thất thoát tài sản” mà doanh nghiệp thường không nhìn thấy.
Từ “Failures Book” đến Quản trị tri thức
Ngày nay, khi nhìn lại câu chuyện năm 2007, tôi nhận ra rằng thứ mình nhìn thấy khi đó thực chất là một hình thức rất cụ thể của Knowledge Management – Quản trị tri thức.
Nhưng quản trị tri thức không đơn giản là:
lưu tài liệu.
Nếu chỉ lưu tài liệu thì doanh nghiệp có một Document Management System.
Quản trị tri thức phải đi xa hơn.
Nó phải trả lời được:
Điều gì đã xảy ra?
→ Data
Điều đó có ý nghĩa gì?
→ Information
Chúng ta đã hiểu được gì?
→ Knowledge
Chúng ta biết phải làm thế nào?
→ Know-how
Chúng ta đã học được gì từ trải nghiệm đó?
→ Experience / Lesson Learned
Và cuối cùng:
Lần sau chúng ta sẽ làm tốt hơn như thế nào?
Đó mới là lúc tri thức trở thành năng lực của doanh nghiệp.
Một lỗi sản xuất không nên chỉ là “một lỗi”
Hãy thử hình dung một doanh nghiệp sản xuất có một sản phẩm bị lỗi.
Cách quản lý thông thường là:
Phát hiện lỗi → sửa → giao hàng → đóng hồ sơ.
Vấn đề kết thúc.
Nhưng nếu doanh nghiệp có hệ thống quản trị tri thức, câu chuyện có thể khác:
Failure → Record → Cause → Analysis → Solution → Result → Lesson Learned → Knowledge → New Standard / Best Practice → Innovation
Lúc đó, một lỗi đã xảy ra không còn chỉ là chi phí.
Nó trở thành một khoản đầu tư vào tri thức của doanh nghiệp.
Và đây chính là điều tôi muốn làm từ rất lâu
Tôi đã nghĩ về “Failures Book” từ năm 2007.
Nhưng phải đến khi xây dựng BCC Platform, ý tưởng ấy mới có cơ hội trở thành một phần của một hệ thống thực tế.
Không còn là một cuốn sách.
Không còn là một thư mục chứa file.
Không còn là một bảng Excel.
Mà là một hệ thống trong đó:
Mỗi hoạt động của doanh nghiệp có thể trở thành một nguồn tạo tri thức.
BMS → KMS → CoAI
Đây cũng chính là lý do BCC Platform không chỉ được xây dựng như một phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Nền tảng được phát triển theo một kiến trúc:
BMS → KMS → CoAI
BMS – Business Management System
Quản lý những gì doanh nghiệp đang làm.
Kinh doanh.
Dự án.
Mua hàng.
Sản xuất.
Chất lượng.
Kho.
Bảo trì.
Tài chính.
Nhân sự...
BMS tạo ra dữ liệu của hoạt động thực tế.
KMS – Knowledge Management System
Quản lý những gì doanh nghiệp biết và đã học được.
Không chỉ tài liệu.
Mà còn:
Cases → Failures → Solutions → Experience → Know-how → Lessons Learned → Best Practices → Expertise → Innovation
KMS biến lịch sử hoạt động thành bộ nhớ của tổ chức.
CoAI – Cooperation Gen AI
Và khi dữ liệu cùng tri thức đã được tích lũy, AI có thể bước vào một vai trò mới.
Không chỉ:
“Hãy hỏi AI một câu hỏi.”
Mà:
AI hiểu bối cảnh doanh nghiệp, truy cập tri thức của doanh nghiệp, phân tích những gì đã xảy ra và phối hợp cùng con người để giải quyết vấn đề.
Đó là CoAI – Cooperation Gen AI.
Hãy tưởng tượng một kỹ sư trẻ gặp một vấn đề mà công ty từng gặp 10 năm trước
Ngày trước, anh ta có thể phải hỏi:
“Anh A ơi, trước đây chúng ta đã gặp lỗi này chưa?”
Nếu anh A còn làm việc, anh ấy có thể nhớ.
Nếu anh A nghỉ rồi?
Có thể không ai biết.
Nhưng với KMS, câu hỏi có thể trở thành:
“Đã từng có trường hợp tương tự chưa?”
Hệ thống tìm lại các case.
Tìm những sản phẩm tương tự.
Tìm những nguyên nhân tương tự.
Tìm những người đã từng xử lý.
Tìm giải pháp đã được áp dụng.
Tìm kết quả sau xử lý.
Và CoAI có thể tổng hợp lại thành một đề xuất để con người xem xét.
Đó là một sự thay đổi rất lớn:
Kinh nghiệm cá nhân bắt đầu trở thành năng lực của tổ chức.
Đây chính là nền tảng của đổi mới sáng tạo ở quy mô doanh nghiệp
Chúng ta thường nói rất nhiều về Innovation – Đổi mới sáng tạo.
Nhưng trong doanh nghiệp, đổi mới sáng tạo không nhất thiết bắt đầu bằng những phòng nghiên cứu rất lớn hay những công nghệ rất phức tạp.
Nó có thể bắt đầu từ một câu hỏi rất đơn giản:
“Tại sao chúng ta lại làm như thế này?”
Rồi từ đó:
Problem → Vấn đề
Data → Dữ liệu
Knowledge → Tri thức hiện có
Knowledge Gap → Điều chưa biết
Experiment → Thử nghiệm
Result → Kết quả
Lesson Learned → Bài học
New Knowledge → Tri thức mới
Innovation → Đổi mới
New Capability → Năng lực mới của doanh nghiệp.
Đó là một vòng tròn đổi mới sáng tạo.
Đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ Việt Nam
Tôi cho rằng đây là nơi câu chuyện này có ý nghĩa nhất.
Một tập đoàn lớn có thể có:
- bộ phận R&D;
- chuyên gia;
- phòng thí nghiệm;
- đội ngũ data;
- đội ngũ IT;
- đội ngũ AI;
- hệ thống quản trị tri thức riêng.
Nhưng một doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ thì thường không có những nguồn lực đó.
Thứ họ có lại là:
con người, kinh nghiệm và những gì doanh nghiệp đã tích lũy qua nhiều năm.
Vì vậy, điều cần thiết không phải là xây dựng một hệ thống thật lớn ngay từ đầu.
Mà là bắt đầu bằng việc:
Biến chính những gì doanh nghiệp đang làm mỗi ngày thành dữ liệu và tri thức có thể sử dụng lại.
Một báo giá.
Một đơn hàng.
Một dự án.
Một lỗi sản xuất.
Một lần bảo trì.
Một khiếu nại khách hàng.
Một giải pháp kỹ thuật.
Một lần thử nghiệm vật liệu.
Một nhà cung cấp không đạt.
Một sản phẩm thành công.
Một sản phẩm thất bại.
Tất cả đều có thể trở thành Knowledge Objects.
19 năm sau, “Failures Book” đã trở thành một ý tưởng lớn hơn
Năm 2007, tôi nhìn thấy một cuốn Failures Book.
Tôi nghĩ:
“Giá mà doanh nghiệp Việt Nam cũng có một thứ như thế.”
Ngày hôm nay, tôi không còn muốn xây dựng một “Failures Book” nữa.
Tôi muốn xây dựng:
The Memory of the Enterprise
Bộ nhớ của doanh nghiệp.
Nơi doanh nghiệp có thể nhớ:
mình đã làm gì,
đã gặp chuyện gì,
đã sai ở đâu,
đã giải quyết như thế nào,
đã học được gì,
ai có kinh nghiệm,
điều gì đã trở thành quy trình tốt,
và quan trọng nhất:
từ những gì đã biết, doanh nghiệp có thể tạo ra điều gì mới.
Từ “Doanh nghiệp số” đến “Doanh nghiệp biết học”
Chuyển đổi số, nếu chỉ dừng lại ở việc:
đưa giấy tờ lên phần mềm,
thay Excel bằng một ứng dụng,
đưa quy trình lên cloud,
thì đó mới chỉ là bước đầu.
Một doanh nghiệp thực sự chuyển đổi số phải bắt đầu có khả năng:
nhìn thấy chính mình bằng dữ liệu.
Và một doanh nghiệp bước vào nền kinh tế tri thức phải tiến thêm một bước:
học được từ chính dữ liệu và trải nghiệm của mình.
Còn doanh nghiệp của tương lai sẽ đi xa hơn nữa:
dùng tri thức tích lũy được để cùng con người và AI tạo ra năng lực mới.
Đó là nơi:
Digital Transformation
gặp
Knowledge Management
gặp
Innovation
gặp
Generative AI.
BCC Platform được xây dựng cho hành trình đó
BMS giúp doanh nghiệp vận hành.
KMS giúp doanh nghiệp ghi nhớ và học hỏi.
CoAI giúp con người tư duy, phối hợp và hành động cùng AI.
Và cuối cùng:
Con người vẫn là chủ thể của mục tiêu, phán đoán, sáng tạo và đổi mới.
AI không thay thế kinh nghiệm của doanh nghiệp.
AI giúp doanh nghiệp không đánh mất kinh nghiệm của mình, đồng thời làm cho kinh nghiệm ấy có thể được tìm kiếm, kết nối, phân tích và sử dụng ở quy mô lớn hơn.
Từ một “Failures Book” năm 2007 đến BCC Platform hôm nay
Có những ý tưởng mất rất nhiều năm mới tìm được đúng công nghệ để thực hiện.
Với tôi, câu chuyện về Failures Book là một câu chuyện như vậy.
Năm 2007, tôi chỉ nghĩ:
“Giá như những thất bại của doanh nghiệp được lưu lại để người sau không phải thất bại lại.”
Hôm nay, với BCC Platform, tôi có thể biến suy nghĩ đó thành một phần của một kiến trúc lớn hơn:
Doanh nghiệp không chỉ quản lý công việc.
Doanh nghiệp phải quản lý những gì mình học được từ công việc.
Và xa hơn:
Mỗi lần doanh nghiệp làm việc là một lần doanh nghiệp tạo ra dữ liệu.
Mỗi lần doanh nghiệp trải nghiệm là một lần doanh nghiệp tạo ra tri thức.
Mỗi lần doanh nghiệp học được điều mới là một cơ hội đổi mới.
Và mỗi lần đổi mới thành công lại làm tăng năng lực của chính doanh nghiệp.
Đó chính là vòng tròn học tập và tiến hóa của doanh nghiệp.
BMS → KMS → CoAI
Manage the Business.
Remember the Knowledge.
Learn from Experience.
Cooperate with AI.
Innovate Continuously.
Đó là cách tôi hình dung về một doanh nghiệp sản xuất Việt Nam có thể bước từ “chuyển đổi số” sang thực sự trở thành một Learning & Intelligent Enterprise.
Bài thực hiện bởi ChatGPT dưới những yêu cầu và gợi ý
Comments
Post a Comment